Quy trình thực hiện liên thông điện tử nhóm TTHC liên thông: Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi

(Theo Nghị định số 63/2024/NĐ-CP ngày 10/6/2024 của Chính phủ)

1. Nộp và tiếp nhận hồ sơ liên thông

a) Nộp hồ sơ liên thông

Công dân đăng nhập tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (tại địa chỉ dichvucong.gov.vn); lựa chọn nhóm thủ tục hành chính liên thông điện tử cần thực hiện tại chức năng “Tìm kiếm” dịch vụ công liên thông đăng ký khai sinh hoặc bấm chọn mục “Dịch vụ công liên thông khai sinh, khai tử” trên giao diện trang chủ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; và thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến.

Cổng Dịch vụ công quốc gia sẽ điều hướng tới Phần mềm Dịch vụ công liên thông, tại đây, người dân hoàn thành tờ khai điện tử và đính kèm các giấy tờ theo quy định của các thủ tục hành chính. Hồ sơ thực hiện liên thông điện tử gồm:

- Tờ khai điện tử (Mẫu số 01).

Các thông tin trong tờ khai điện tử đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội, hệ thống thông tin có liên quan, được Phần mềm Dịch vụ công liên thông điền tự động. Biểu mẫu điện tử của từng thủ tục sẽ được Phần mềm Dịch vụ công liên thông phân tách để chuyển cho các cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo đúng quy định.

- Giấy chứng sinh điện tử do cơ sở y tế cấp được chia sẻ tự động từ Cơ sở dữ liệu của ngành y tế (qua hạ tầng của Bảo hiểm xã hội) với Phần mềm Dịch vụ công liên thông. Trường hợp chưa có giấy chứng sinh điện tử thì đính kèm bản sao chụp giấy tờ này và nộp bản chính để đối chiếu, lưu hồ sơ khi nhận kết quả.

Nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế thì người dân nộp bản sao chụp văn bản xác nhận của người làm chứng; trường hợp không có người làm chứng thì bản sao chụp giấy cam đoan về việc sinh là có thực. Trong trường hợp các giấy tờ này là giấy tờ điện tử ký số, có giá trị pháp lý thì không phải nộp bản chính để đối chiếu, lưu hồ sơ khi nhận kết quả.

- Bản sao chụp Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (theo mẫu CT01), trong đó ghi rõ ý kiến đồng ý cho đăng ký thường trú của chủ hộ, chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp hoặc người được ủy quyền, trừ trường hợp đã có ý kiến đồng ý bằng văn bản thì đính kèm bản sao chụp giấy tờ này. Người dân không phải đến cơ quan thường trú nộp lại bản chính giấy tờ này cho cơ quan đăng ký thường trú, việc xác nhận đồng ý được thực hiện qua tài khoản VNeID (của chủ hộ, chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp hoặc người được ủy quyền) hoặc ký số điện tử hoặc qua nghiệp vụ kiểm tra, xác minh của công an khu vực.

- Bản sao chụp giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp.

- Kết quả giải quyết của thủ tục hành chính thuộc nhóm thủ tục hành chính liên thông điện tử là thành phần hồ sơ của thủ tục khác trong nhóm sẽ được hệ thống tự động chia sẻ để hoàn thiện hồ sơ gửi đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định.

Các giấy tờ trên đã được số hóa, chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu của ngành y tế, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội, Cơ sở dữ liệu an sinh xã hội, Cơ sở dữ liệu đất đai, nhà ở, hệ thống thông tin có liên quan thì người dân không phải sao chụp, đính kèm giấy tờ này.

Các giấy tờ, gồm: Căn cước công dân, giấy tờ chứng minh nơi cư trú khi đã được xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì người dân không phải xuất trình hoặc nộp các giấy tờ này.

Người dân lựa chọn nhận kết quả bản giấy tại nhà qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan đăng ký khai sinh đối với trường hợp các cơ quan đăng ký khai sinh, thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế trên cùng đơn vị địa bàn một huyện hoặc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

Đối với trường hợp người dân chỉ lựa chọn thực hiện liên thông 02 trong 03 nhóm thủ tục hành chính, Phần mềm dịch vụ công liên thông sẽ điều chỉnh nội dung tờ khai điện tử và giấy tờ phải đính kèm theo nội dung liên thông mà người dân đã lựa chọn để người dân thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến theo quy định.

b) Tiếp nhận hồ sơ

- Thông tin tiếp nhận hồ sơ và ngày hẹn trả kết quả sẽ được Phần mềm Dịch vụ công liên thông gửi cho người dân qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc tin nhắn SMS hoặc thư điện tử.

- Thời gian giải quyết nhóm thủ tục hành chính liên thông “Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi” không quá 04 ngày làm việc kể từ khi các cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định, trường hợp phải xác minh thì không quá 06 ngày làm việc. Nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì thời gian được tính bắt đầu từ ngày làm việc tiếp theo. Cụ thể:

+ Thời gian giải quyết đăng ký khai sinh trong ngày làm việc kể từ khi Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp nhận đủ hồ sơ từ Phần mềm dịch vụ công liên thông.Trường hợp nhận hồ sơ điện tử sau 15 giờ thì thời gian được tính bắt đầu vào ngày làm việc tiếp theo.

+ Thời gian giải quyết đăng ký thường trú không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được giấy khai sinh điện tử và thông tin, dữ liệu điện tử từ Phần mềm dịch vụ công liên thông, trừ trường hợp cần xác minh theo quy định pháp luật về cư trú thì thời hạn giải quyết không quá 05 ngày làm việc.

+ Thời gian giải quyết cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được giấy khai sinh điện tử và thông tin, dữ liệu điện tử từ Phần mềm dịch vụ công liên thông.

Thời gian người dân hoàn thiện hồ sơ không tính vào thời gian giải quyết của các thủ tục hành chính nêu trên.

- Trường hợp giải quyết trễ hẹn thì cơ quan giải quyết thủ tục hành chính bị trễ hẹn phải xin lỗi bằng văn bản và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả; gửi phần mềm Dịch vụ công liên thông để gửi cho người dân.

- Việc đồng bộ hồ sơ giữa các hệ thống được thực hiện chậm nhất không quá 10 phút ngay sau khi giải quyết xong thủ tục. Cơ quan tiếp nhận thông tin, hồ sơ phải phản hồi trạng thái tiếp nhận trong thời gian không quá 2 giờ làm việc kể từ khi nhận được thông tin dữ liệu từ phần mềm Dịch vụ công liên thông. Trong trường hợp quá thời gian trên mà chưa nhận được phản hồi thành công thì Phần mềm Dịch vụ công liên thông gửi cảnh báo cho đầu mối kỹ thuật của các bên liên quan để thực hiện xử lý ngay trong ngày làm việc.

2. Giải quyết hồ sơ đăng ký khai sinh

Sau khi hồ sơ đăng ký khai sinh điện tử đã được tự động chuyển tới Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp, công chức Tư pháp - hộ tịch thực hiện các nghiệp vụ đăng ký khai sinh trên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Công chức Tư pháp - hộ tịch thực hiện nghiệp vụ đăng ký khai sinh trên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp. Thời gian giải quyết đăng ký khai sinh ngay trong ngày làm việc, kể từ khi Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp nhận đủ hồ sơ từ Phần mềm dịch vụ công liên thông. Trường hợp nhận hồ sơ điện tử sau 15 giờ mà chưa thể giải quyết được ngay trong ngày làm việc thì thời gian được tính bắt đầu vào ngày làm việc tiếp theo.

Sau khi có kết quả đăng ký khai sinh, Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp chuyển bản điện tử Giấy khai sinh cho Phần mềm Dịch vụ công liên thông để hoàn thiện hồ sơ điện tử của các thủ tục hành chính tiếp theo và gửi kết quả cho người dân. Trường hợp Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp chưa cho phép số hóa, tạo bản điện tử Giấy khai sinh trực tiếp từ hệ thống, công chức Tư pháp - hộ tịch cấp xã thực hiện sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử và kiểm tra, lưu vào Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, chuyển cho Phần mềm Dịch vụ công liên thông để hoàn thiện hồ sơ điện tử của các thủ tục hành chính tiếp theo và gửi kết quả cho người dân.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ: Cơ quan giải quyết thủ tục đăng ký khai sinh thực hiện thông báo và nêu rõ lý do cho người dân đối với các trường hợp hồ sơ không được tiếp nhận và nêu rõ các giấy tờ yêu cầu cần bổ sung đối với trường hợp hồ sơ yêu cầu bổ sung giấy tờ và đồng bộ với Phần mềm dịch vụ công liên thông để thông báo cho người dân trong thời gian không quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ điện tử trên Hệ thống.

- Việc liên thông điện tử giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để kết nối, chia sẻ dữ liệu phục vụ thao tác nghiệp vụ, cấp số định danh cá nhân, thực hiện trên cơ sở hoàn thiện, bổ sung, nâng cấp các hệ thống nghiệp vụ do Bộ Tư pháp, Bộ Công an đang thực hiện.

Trong quá trình thực hiện có vướng mắc phát sinh liên quan đến cấp số định danh cá nhân, công chức Tư pháp - hộ tịch cập nhật vướng mắc trên Hệ thống. Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội có trách nhiệm kiểm tra, chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xử lý và trả kết quả xử lý trong thời gian không quá 02 ngày làm việc.

- Việc thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ của các công chức Tư pháp - hộ tịch được thực hiện theo hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết của Bộ Tư pháp.

3. Giải quyết hồ sơ cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi

Sau khi bản điện tử Giấy khai sinh được cấp, Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp tự động chuyển Bản điện tử Giấy khai sinh sang Phần mềm Dịch vụ công liên thông để chuyển hồ sơ điện tử (bao gồm biểu mẫu, tờ khai mà người dân đã kê khai) đến Hệ thống thông tin ngành Bảo hiểm xã hội để thực hiện cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cán bộ Bảo hiểm xã hội thực hiện các nghiệp vụ cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin của ngành Bảo hiểm xã hội. Thời gian giải quyết cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được bản điện tử giấy khai sinh và thông tin, dữ liệu điện tử từ Phần mềm dịch vụ công liên thông.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ: Cơ quan Bảo hiểm xã hội thực hiện thông báo và nêu rõ lý do đối với các trường hợp hồ sơ không được tiếp nhận và nêu rõ các giấy tờ yêu cầu cần bổ sung đối với trường hợp hồ sơ yêu cầu bổ sung giấy tờ, đồng bộ với Phần mềm dịch vụ công liên thông để thông báo cho người dân trong thời gian không quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ điện tử trên Hệ thống.

- Trường hợp xác định hồ sơ không hợp lệ do lỗi của cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trước đó (đính nhầm bản điện tử giấy khai sinh,…), thì cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính thực hiện thông báo và nêu rõ lý do cho cơ quan đó thông qua Phần mềm dịch vụ công liên thông; thực hiện đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia. Cơ quan có thẩm quyền để xảy ra tình trạng lỗi phải thực hiện khắc phục trong thời gian không quá một (01) ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu.

- Việc thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ của các cán bộ Bảo hiểm xã hội được thực hiện theo hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

4. Giải quyết hồ sơ đăng ký thường trú

Sau khi bản điện tử Giấy khai sinh được cấp, Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp tự động chuyển Bản điện tử Giấy khai sinh sang Phần mềm Dịch vụ công liên thông để chuyển hồ sơ điện tử (bao gồm biểu mẫu, tờ khai mà người dân đã kê khai) đến Hệ thống thông tin quản lý cư trú để thực hiện đăng ký thường trú.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cán bộ công an thực hiện các nghiệp vụ đăng ký thường trú trên Hệ thống thông tin quản lý cư trú của ngành công an. Thời gian giải quyết đăng ký thường trú không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản điện tử giấy khai sinh và thông tin, dữ liệu điện tử từ Phần mềm dịch vụ công liên thông đối với trường hợp: (1) con về với cha, mẹ và cha, mẹ là chủ hộ và đồng thời là chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp, (2) con về với cha, mẹ, cha mẹ không phải là chủ sở hữu hợp pháp; đối với các trường hợp khác yêu cầu phải xác minh theo quy định của Luật Cư trú thì thời hạn giải quyết không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.

- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ: Cơ quan Công an thực hiện thông báo và nêu rõ lý do cho người dân đối với các trường hợp hồ sơ không được tiếp nhận và nêu rõ các giấy tờ yêu cầu cần bổ sung đối với trường hợp hồ sơ yêu cầu bổ sung giấy tờ và đồng bộ với Phần mềm dịch vụ công liên thông để thông báo cho người dân trong thời gian không quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ điện tử trên Hệ thống.

- Trường hợp xác định hồ sơ không hợp lệ do lỗi của cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trước đó (đính nhầm bản điện tử giấy khai sinh,…), thì cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính thực hiện thông báo và nêu rõ lý do cho cơ quan đó thông qua Phần mềm dịch vụ công liên thông; thực hiện đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia. Cơ quan có thẩm quyền để xảy ra tình trạng lỗi phải thực hiện khắc phục trong thời gian không quá một (01) ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu.

- Việc thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ của các cán bộ công an được thực hiện theo hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết của Bộ Công an.

5. Trả kết quả

a) Trả kết quả điện tử

Bản điện tử Giấy khai sinh, Thông báo kết quả giải quyết đăng ký thường trú và Thẻ bảo hiểm y tế được tự động gửi đến người thực hiện thủ tục hành chính tại kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

b) Trả kết quả bản giấy

- Kết quả giải quyết bản giấy của Giấy khai sinh, Thông báo kết quả giải quyết đăng ký thường trú và Thẻ bảo hiểm y tế (nếu có) được các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính chuyển đến Bộ phận Một cửa cấp xã (lĩnh vực Tư pháp - hộ tịch) để trả cho người dân theo yêu cầu của người dân khi đăng ký trên phần mềm dịch vụ công liên thông, trừ trường hợp nơi đăng ký khai sinh, thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế không cùng trên địa bàn một huyện thì được trả tại Bộ phận một cửa của các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính. Chậm nhất trong thời gian không quá 01 ngày làm việc kể từ khi có kết quả giải quyết, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính phải chuyển đển Bộ phận Một cửa cấp xã để trả cho người dân.

+ Căn cứ vào việc tra cứu thông tin hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh, cán bộ Bộ phận Một cửa cấp xã trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản giấy và bản sao, trích lục (nếu có) cho người dân theo quy định.

+ Đối với Giấy khai sinh: Khi nhận Giấy khai sinh, người có yêu cầu đăng ký khai sinh kiểm tra thông tin trên Giấy khai sinh, trong Sổ đăng ký khai sinh và ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh.

+ Đối với thành phần hồ sơ yêu cầu nộp bản chính mà chưa được kết nối, chia sẻ dữ liệu, giấy tờ số hóa có giá trị pháp lý thì người dân nộp lại cho cán bộ Bộ phận Một cửa khi nhận kết quả.

- Trường hợp người dân có nhu cầu nhận riêng lẻ từng kết quả giải quyết bản giấy (nếu có) theo tiến độ giải quyết thì được trả tại Bộ phận một cửa của các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

- Trường hợp người dân có nhu cầu nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích, cơ quan cấp kết quả giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm trả kết quả cho người dân theo quy định pháp luật về trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích.

c) Theo dõi, đôn đốc việc trả kết quả giải quyết cho người dân

Trên cơ sở việc đồng bộ, chia sẻ kết quả, tình hình xử lý hồ sơ từ các Hệ thống thông tin của bộ, ngành với Phần mềm Dịch vụ công liên thông, Phần mềm Dịch vụ công liên thông sẽ đồng bộ, chia sẻ kết quả, tình hình xử lý hồ sơ với Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh.

- Trường hợp nơi đăng ký khai sinh, thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế trên cùng địa bàn một huyện: Hàng ngày, cán bộ Bộ phận Một cửa cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh của nhóm thủ tục hành chính liên thông thực hiện tra cứu kết quả, tình hình xử lý hồ sơ của người dân trên địa bàn thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh để theo dõi, đôn đốc các cơ quan liên quan và trả kết quả giấy cho người dân theo quy định.

- Trường hợp nơi đăng ký khai sinh, thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế không cùng trên địa bàn một huyện: Hàng ngày, cán bộ Bộ phận Một cửa của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm tra cứu kết quả, tình hình xử lý hồ sơ của người dân thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính để theo dõi, đôn đốc thực hiện theo quy định.

d) Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, cán bộ tiếp nhận, xử lý hồ sơ phát hiện nội dung thông tin khai báo không đúng sự thật hoặc sửa chữa, làm sai lệch nội dung các loại giấy tờ thì dừng xử lý hồ sơ hoặc hủy bỏ kết quả giải quyết và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật, đồng thời thông báo cho các cơ quan có liên quan để xử lý theo quy định.

Trường hợp vì lý do kỹ thuật mà không kết nối, chia sẻ được dữ liệu tại thời điểm đăng ký thì các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu có trách nhiệm phối hợp, xử lý trong thời hạn 02 ngày làm việc. Nếu quá thời hạn nêu trên mà không xử lý được thì cán bộ, công chức tại bước đang bị lỗi kỹ thuật thực hiện thiết lập, luân chuyển hồ sơ giấy cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết qua dịch vụ bưu chính công ích để giải quyết theo quy định pháp luật./.