Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố tại Công văn số 321/UBND-TTPVHCC ngày 22/02/2026 về việc tái sử dụng thông tin, dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 803/STP-VP ngày 27/02/2026 nhằm triển khai đồng bộ, hiệu quả các nhiệm vụ trong toàn cơ quan. Đây là một trong những bước đi quan trọng nhằm cụ thể hóa chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia đang được đẩy mạnh, việc khai thác, sử dụng hiệu quả các cơ sở dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Không chỉ giúp giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân và doanh nghiệp, việc tái sử dụng dữ liệu còn góp phần nâng cao tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Nhận thức rõ điều này, Lãnh đạo Sở đã yêu cầu các phòng, đơn vị trực thuộc tập trung triển khai nghiêm túc, đầy đủ các nội dung theo chỉ đạo.

Theo đó, các phòng chuyên môn như Bổ trợ và Hành chính tư pháp, Phổ biến, giáo dục pháp luật được giao nhiệm vụ thường xuyên rà soát toàn bộ các TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý, đặc biệt chú trọng đến các thủ tục có thành phần hồ sơ có thể được thay thế bằng dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc thông tin đã được tích hợp, chia sẻ từ ứng dụng VNeID. Việc rà soát phải được thực hiện một cách toàn diện, liên tục, kịp thời cập nhật những thay đổi trong quy định pháp luật cũng như tình hình thực tiễn.

Trên cơ sở kết quả rà soát, các đơn vị cần xây dựng hướng dẫn cụ thể, chi tiết về việc thay thế các thành phần hồ sơ bằng dữ liệu sẵn có, đảm bảo người dân, doanh nghiệp dễ hiểu, dễ thực hiện và có thể giám sát quá trình thực hiện của cơ quan nhà nước. Kết quả thực hiện (nếu có) được gửi về Văn phòng Sở để tổng hợp, đồng thời công khai trên Cổng thông tin điện tử của Sở và cung cấp tới Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã theo đúng quy định.

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm khác là xây dựng phương án tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC đối với các thủ tục đã được rà soát. Việc tái cấu trúc cần được thực hiện theo hướng đơn giản hóa quy trình, cắt giảm tối đa các bước trung gian không cần thiết, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và đặc biệt là đẩy mạnh tái sử dụng dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ. Các phương án sau khi hoàn thiện gửi về Văn phòng Sở để tổng hợp, tham mưu Lãnh đạo Sở trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, phê duyệt theo thẩm quyền.

Bên cạnh đó, Lãnh đạo Sở yêu cầu các phòng, đơn vị tuyệt đối không để phát sinh tình trạng hồ sơ tồn đọng, chậm trễ trong tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC. Việc đảm bảo tiến độ, chất lượng giải quyết hồ sơ là yếu tố then chốt để nâng cao sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp, đồng thời góp phần củng cố niềm tin đối với cơ quan hành chính nhà nước.

Đặc biệt, toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cần quán triệt tinh thần chủ động khai thác, sử dụng dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành; tuyệt đối không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã tồn tại trong hệ thống hoặc đã được tích hợp trên VNeID. Đồng thời, cần chủ động phối hợp với các cơ quan liên quan để kịp thời xử lý các trường hợp thông tin chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc chưa được cập nhật, đảm bảo dữ liệu được sử dụng là chính xác và tin cậy.

Công tác tuyên truyền cũng được xác định là một nhiệm vụ quan trọng, cần được triển khai thường xuyên, liên tục với nhiều hình thức phù hợp. Trong đó, tập trung nâng cao nhận thức của các tổ chức, doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý về việc không yêu cầu cá nhân chứng thực các thông tin đã có và được chia sẻ từ VNeID; nâng cao nhận thức của người dân, doanh nghiệp về quyền lợi và trách nhiệm trong việc sử dụng dữ liệu số; đồng thời khuyến khích người dân phản ánh kịp thời đến đường dây nóng khi gặp phải các trường hợp yêu cầu cung cấp lại thông tin, giấy tờ không cần thiết.

Song song với đó, các phòng, đơn vị cần chủ động tiếp nhận, xử lý kịp thời, dứt điểm các phản ánh, kiến nghị của người dân và doanh nghiệp liên quan đến việc yêu cầu cung cấp thông tin, giấy tờ đã có thể khai thác từ các cơ sở dữ liệu và ứng dụng VNeID. Việc xử lý phải đảm bảo đúng quy định, công khai, minh bạch, góp phần nâng cao trách nhiệm giải trình của cơ quan nhà nước.

Đối với Văn phòng Sở, với vai trò là đầu mối tham mưu, tổng hợp, có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ danh mục các TTHC có thành phần hồ sơ đã được thay thế bằng dữ liệu; tổ chức công khai trên Cổng thông tin điện tử của Sở để người dân, doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, thực hiện và giám sát. Đồng thời, cung cấp thông tin đến Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố và cấp xã nhằm đảm bảo thống nhất trong quá trình triển khai.

Ngoài ra, Văn phòng Sở có trách nhiệm tham mưu Lãnh đạo Sở trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt các phương án tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC trên cơ sở đề xuất của các phòng chuyên môn, đảm bảo tiến độ và chất lượng theo yêu cầu. Đồng thời, tiếp nhận đầy đủ, kịp thời các phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp; chuyển đến các đơn vị liên quan để xử lý và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện, đảm bảo công khai kết quả giải quyết theo đúng thời hạn quy định.

Công tác kiểm tra, giám sát cũng được tăng cường nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và xử lý nghiêm các trường hợp cán bộ, công chức, viên chức vi phạm quy định về tái sử dụng thông tin, dữ liệu, gây phiền hà cho người dân và doanh nghiệp. Đây là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo kỷ luật, kỷ cương hành chính, đồng thời nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trong bối cảnh chuyển đổi số.

Bên cạnh đó, Văn phòng Sở có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện công văn tại các phòng, đơn vị; tổng hợp những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện để báo cáo Lãnh đạo Sở xem xét, chỉ đạo hoặc đề xuất Bộ Tư pháp hướng dẫn, tháo gỡ kịp thời.

Có thể thấy, việc triển khai tái sử dụng thông tin, dữ liệu trong giải quyết TTHC không chỉ là yêu cầu mang tính kỹ thuật mà còn là nhiệm vụ mang tính chiến lược trong tiến trình cải cách hành chính và chuyển đổi số. Việc thực hiện hiệu quả các nội dung nêu trên sẽ góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu quả; lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.

Trong thời gian tới, Sở sẽ tiếp tục chỉ đạo các phòng, đơn vị bám sát các nhiệm vụ được giao, chủ động, sáng tạo trong tổ chức thực hiện; đồng thời tăng cường phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan nhằm khai thác tối đa hiệu quả của các cơ sở dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ. Qua đó, từng bước nâng cao chất lượng giải quyết TTHC, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người dân và doanh nghiệp, góp phần thực hiện thành công mục tiêu chuyển đổi số quốc gia./.